Bezpieczeństwo drukowania i skanowania

Zagrożenia związane z użytkowaniem urządzeń drukujących w biurze

Nowoczesne urządzenia biurowe oferują szereg możliwości ułatwiających pracę z dokumentami i są coraz bardziej dopasowane do rozmaitych potrzeb użytkowników. Drukujemy i skanujemy coraz więcej dokumentów, często zawierających dane osobowe. Równie ważne są dane wewnętrzne, które chronimy przed dostępem osób niepowołanych. W tym artykule poruszymy ważne kwestie związane z bezpieczeństwem systemu, sprzętu i wrażliwymi danymi wymagającymi odpowiedniej ochrony

Wyciek informacji drukowanych

Wszystkie dostępne w naszej firmie drukarki i urządzenia wielofunkcyjne mają funkcje pozwalające na zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Warto mieć świadomość jak w łatwy sposób możemy zabezpieczyć nasze dokumenty. W wielu biurach urządzenia znajdują się w oddaleniu od stanowiska pracy. To rodzi ryzyko dostania się drukowanych dokumentów w niepowołane ręce. Można zastosować fizyczne zabezpieczenia, takie jak m.in.:

Identyfikowanie użytkowników za pomocą kodów PIN
Identyfikowanie użytkowników za pomocą kart zbliżeniowych

W połączeniu z funkcją wydruku poufnego wydruk odbierzesz z drukarki dopiero w momencie pozytywnej autoryzacji na urządzeniu drukującym, za pomocą PINu lub karty. Często administratorzy mają również możliwość blokady funkcjonalności urządzenia poprzez określenie uprawnień poszczególnych pracowników do korzystania z funkcji urządzenia. Mogą to zrobić za pomocą np. ograniczenia możliwości skanowania dokumentów dla danej grupy lub indywidualnych użytkowników. Administrator może również zablokować możliwość zmiany ustawień drukarki przy zachowaniu pełnej funkcjonalności dla wszystkich użytkowników. Dobrym rozwiązaniem jest również wyłączanie interfejsów – np. wyłączenie funkcji sieci Wi-Fi lub blokada zapisu skanów na zewnętrznym nośniku USB.

Wydruk podążający – wygoda i bezpieczeństwo

Mając wdrożone proste narzędzia autoryzacji użytkowników musimy mieć świadomość, iż drukowany dokument jest w pamięci urządzenia nie tylko do momentu zwolnienia wydruku przez zweryfikowanego użytkownika. Jest on również przechowywany w pamięci urządzenia później, skąd możliwe jest jego odzyskanie za pomocą specjalnego oprogramowania. W ograniczeniu tego ryzyka pomoże funkcja druku podążającego. Pozwala ona na przechowywanie dokumentów do wydruku na centralnym serwerze i wydrukowanie go na dowolnym urządzeniu w sieci dopiero po autoryzacji. Przy odpowiednio ustawionych regułach, po wydrukowaniu dokument usuwany jest z serwera a pamięć urządzenia nie przetrzymuje go w ogóle. Metoda ta zazwyczaj wymaga instalacji dodatkowo płatnego oprogramowania na serwerze lokalnym lub w chmurze.

Szyfrowanie danych i bezpieczeństwo sieci

W przeciwieństwie do tabletów lub notebooków podczas łączenia się z zabezpieczoną siecią, podłączenie drukarki na ogół nie wymaga podania certyfikatu, nazwy użytkownika czy hasła. Stanowi to duże zagrożenie dla bezpieczeństwa całej infrastruktury sieciowej. Podczas przesyłania danych po sieci komputerowej, pomiędzy stacją roboczą a drukarką, istnieje też ryzyko przechwycenia danych poprzez specjalistyczne oprogramowanie. Aby ochronić się przed tym ryzykiem, warto upewnić się, że urządzenie jest wyposażone w funkcję szyfrowania danych z użyciem protokołów TLS/SSL a jeśli posiada fizyczny dysk twardy, czy ma on funkcję 256-bitowego szyfrowania danych. Po wybuchu wojny w Ukrainie w 2022 roku hakerzy z grupy Anonymous włamali się do tysięcy drukarek w Rosji, na których wydrukowali informacje o kłamstwach rosyjskiej propagandy. Uzyskując dostęp do urządzeń wykorzystali je w słusznej sprawie, ale dzięki temu można sobie uświadomić, czym ryzykujemy niewłaściwie zabezpieczając swoje urządzenia drukujące. Wszak do Twojej drukarki mogą włamać się na przykład nieuczciwi konkurenci!

Bezpieczeństwo skanowania

Skanowanie dokumentów zawierających poufne informacje to kolejne potencjalne źródło zagrożeń dla bezpieczeństwa. Po zeskanowaniu dokumentu istnieje wiele możliwości jego przechowywania lub udostępniania. Wielu użytkowników wysyła skanowane dokumenty poprzez e-mail bezpośrednio z urządzenia lub umieszcza je w sieci, co jest bardzo ryzykowne. Aby ograniczyć to ryzyko możesz zabezpieczyć skanowany plik PDF za pomocą kodu PIN lub wykorzystać dostępny w większość urządzeń bezpieczny protokół transferu plików, zapewniający prywatność przekazu danych. Administrator może również ograniczyć funkcjonalność skanowania dla nieuprawnionych do tego użytkowników.

Inne obszary ochrony dokumentów i danych w nich zawartych

Zabezpieczenie przed potencjalnym wyciekiem danych osobowych to nie tylko dbałość o bezpieczeństwo zer i jedynek podczas przesyłania do druku lub skanowania. Wydrukowane dokumenty bardzo często zawierają dane osobowe naszych klientów lub kontrahentów. Jeśli w pobliżu naszego stanowiska pracy przyjmujemy gości lub w biurze pracuje wiele osób, spośród których nie wszyscy są uprawnieni do dostępu do tych danych, należy również zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie. Przed niepowołanymi oczami wydrukowany dokument pomogą uchronić akcesoria biurowe takie jak zamykane korytka na dokumenty, szafki i przegródki zabezpieczające. Warto wyrobić sobie nawyk odkładania dokumentów na miejsce, odwracania zadrukowanej kartki na drugą stronę. W biurze nie może również zabraknąć niszczarki dokumentów – w tym przypadku dobrze wybrać model, który zapewni tzw. normę niszczenia minimum P-4 (maksymalna powierzchnia ścinka wynosząca 160mm²) – przewidzianą dla niszczenia danych osobowych.

Biurimex pomoże Ci zadbać o bezpieczeństwo danych

Świadomość potencjalnego zagrożenia jest najważniejsza. Jeśli dzięki powyższym informacjom zacząłeś zastanawiać się na ile zadbałeś o bezpieczeństwo swoich danych, zachęcamy do kontaktu. Z przyjemnością rozwiniemy temat i porozmawiamy o ograniczeniu ryzyka za pomocą funkcji dostępnych w nowoczesnych drukarkach, urządzeniach wielofunkcyjnych i kopiarkach a także zaproponujemy Ci akcesoria biurowe i niszczarki dokumentów dodatkowo podnoszące poziom bezpieczeństwa danych w Twojej firmie.