Jakie parametry powinna posiadać innowacyjna kserokopiarka do biura?

W obecnych czasach innowacyjne kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjne stanowią centrum nowoczesnego biura. Nie jest już tylko urządzeniem do kopiowania dokumentów, ale oferuje o wiele więcej funkcji. Wykorzystanie jej wszystkich funkcji może przyczynić się do usprawnienia pracy, oszczędności kosztów oraz uwolnienia cennego czasu pracowników. W niniejszym artykule postaramy się udowodnić, że wybór odpowiedniej kserokopiarki jest kluczowy dla efektywności pracy. Omówimy również popularne trendy na rynku innowacyjnych urządzeń w roku 2024.

Prędkość – kluczowy parametr kserokopiarek biurowych

Prędkość drukowania

Szybkość drukowania wpływa istotnie na wydajność biura. Niezależnie od producenta kserokopiarek, użytkownik może wybierać spośród urządzeń o rozmaitych prędkościach. Zazwyczaj w broszurach produktowych parametr ten jest podawany jako jeden z pierwszych. Wpływ prędkości drukowania na wydajność biura jest nie do przecenienia. Wybierając urządzenie, dobrze jest przeanalizować jakie ilości dokumentów będzie generować nasza firma. W małych, jedno- i kilkuosobowych biurach, dobrze sprawdzą się podstawowe modele kserokopiarek o prędkościach 20 do 30 stron na minutę. Średnie i duże organizacje często wybierają urządzenia o prędkościach od 30 do 60 stron na minutę. Urządzenia najszybsze, o prędkościach powyżej 60 stron na minutę są najczęściej kupowane dla firm i działów, które potrzebują ciągłego drukowania. Sprawdzą się one równie dobrze w działach poligraficznych oraz małych drukarniach.

Prędkość skanowania

Obecnie jest to jeden z najistotniejszych parametrów każdej kserokopiarki. Od wielu już lat obserwujemy, że ilość skanowanych dokumentów rośnie, częstokroć przekraczając ilość dokumentów drukowanych w tej samej organizacji. W odpowiedzi na ten trend producenci kserokopiarek zaczęli produkować jednoprzebiegowe podajniki oryginałów do swoich urządzeń. Podczas użycia takiego podajnika, dokument dwustronny skanowany jest podczas jednego przebiegu kartki. Podajniki jednoprzebiegowe mają zazwyczaj większą pojemność. Nowoczesna kserokopiarka wyposażona w jednoprzebiegowy podajnik dokumentów jest w stanie zeskanować nawet do 280 obrazów na minutę. Należy również pamiętać, że nowoczesne kserokopiarki świetnie sobie radzą ze skanowaniem plików dokumentów o różnych rozmiarach. Dzięki temu skanowanie skomplikowanych dokumentacji jest proste i przyjemne.

Oszczędność papieru i tonera – jak innowacyjne kserokopiarki pomagają oszczędzać?

Redukcja zużycia papieru

Praktycznie wszystkie oferowane kserokopiarki mają obecnie standardowy druk dwustronny. Do tego celu niezbędny jest moduł dupleksu zainstalowany w urządzeniu. Umożliwia on bezpośredni druk na obydwu stronach kartki, bez konieczności ręcznego jej przekładania. Tam, gdzie nie jest wymagany wydruk na osobnych arkuszach, zachęcamy do korzystania z tej funkcji. Dzięki temu możemy oszczędzić nawet połowę kosztów wydruku, dokładając przy okazji małą cegiełkę do ochrony środowiska. W celu zredukowania ilości wykorzystywanego papieru można również drukować i kopiować niektóre dokumenty w trybie „N w 1”. W tym trybie, otrzymujemy kopie o zmniejszonym rozmiarze, umieszczone po kilka sztuk na kartce. Jeśli dodatkowo użyjemy funkcji dupleksu, możemy w ten sposób znacznie ograniczyć ilość wykorzystywanych kartek.

Tryby oszczędzania toneru, drukowanie w odcieniach szarości

Oferta dla klienta, prezentacja lub raport dla zarządu – chcemy, by te dokumenty miały nieskazitelną jakość. Jednak większość zadań drukowania to zadania wewnętrzne, robocze, nie wymagające najwyższej jakości. Takie dokumenty warto drukować w trybie oszczędzania toneru a dokumenty kolorowe można wydrukować roboczo w trybie czarno-białym. Drukowanie w odcieniach szarości zamiast w trybie druku czarnego może również przyczynić się do ograniczenia zużycia tonera.

Niezawodność – jakie cechy i funkcje zapewnią stabilną i długą pracę kserokopiarki w biurze?

Jakość konstrukcji urządzenia jest niezwykle istotna dla długiego czasu życia każdego urządzenia. Producenci kserokopiarek ciągle rozwijają swoje produkty, analizując sygnały i problemy użytkowników z poprzednimi modelami. Urządzenia projektowane są całymi seriami różniącymi się od siebie głównie prędkością w danym segmencie. Niektóre z urządzeń są przyspieszonymi wersjami bazowych urządzeń, inne zaś odwrotnie – są wersjami wolniejszymi urządzeń projektowanych jako szybkie i wydajne. Te drugie nawet w wersji o niedużej prędkości druku będą znacznie wytrzymalsze niż szybkie wersje kserokopiarek zaprojektowanych dla mniejszych obciążeń. Doradcy Biurimexu podpowiedzą Ci, które z urządzeń warto wziąć pod uwagę i które cieszą się najlepszą opinią serwisu.

Sprawna opieka serwisowa – dobre wsparcie techniczne to klucz do długowieczności kserokopiarki

Serwis i wsparcie techniczne fachowego podmiotu znacząco wydłużają życie każdego urządzenia. Elementy konstrukcyjne i eksploatacyjne kserokopiarek narażone są na ciągły kontakt z czynnikami zewnętrznymi. Jest to m.in. pył papierowy, kurz, drobinki tonera osadzające się na mechanizmach urządzenia. Regularne czyszczenie i konserwowanie kserokopiarki wydłuża żywotność newralgicznych, drogich niekiedy podzespołów takich jak bębny światłoczułe lub elementy modułów utrwalania. Kserokopiarki zazwyczaj pracują pod większym obciążeniem niż biurkowe drukarki, dlatego wskazane jest, by były na bieżąco utrzymywane w jak najlepszym stanie.

Jak wspomnieliśmy wcześniej – kserokopiarki są obecnie centrami nowoczesnych biur. Jakikolwiek dłuższy przestój w ich pracy może niekiedy doprowadzić do paraliżu obiegu dokumentacji w firmie. To z kolei może spowodować wymierne straty. Aby tego uniknąć wybór dobrego dostawcy sprzętu, zapewniającego szybki czas reakcji na zgłoszenie serwisowe, jest niezwykle istotny.

Jak innowacyjne kserokopiarki chronią Twoje dane?

O ochronie danych osobowych będziemy przypominać często, gdyż jest to jedna z najważniejszych  kwestii w nowoczesnych firmach. Aby chronić dane zawarte na dokumentach dostępnych jest wiele środków, które częściowo są dostępne we współczesnych kserokopiarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych. Jedną z podstawowych metod jest kontrola dostępu do urządzenia. Można ją realizować na wiele sposobów, takich jak: konieczność logowania za pomocą PINu, karty zbliżeniowej lub logowania za pomocą hasła użytkownika. Urządzenia wyposażone w moduł skanowania oferują sprawne i bezpieczne szyfrowanie skanowanych dokumentów. Również zdalne zarządzanie i przydzielanie ról użytkownikom mogą przyczynić się do wzrostu bezpieczeństwa danych w Państwa biurach.

Podsumowanie i rekomendacje

Spośród wielu modeli urządzeń dostępnych na rynku niekiedy trudno wybrać ten, który najlepiej spełni wymagania. Mamy nadzieję, że bazując na niniejszym artykule, będą Państwo w stanie lepiej wybrać kserokopiarkę pod kątem prędkości drukowania i skanowania, możliwości oszczędzania papieru i materiałów eksploatacyjnych oraz bezpieczeństwa dokumentów. W ofercie naszej firmy znajdą Państwo wiele innowacyjnych urządzeń światowych marek, np.

• Urządzenia wielofunkcyjne Lexmark – wszystkie modele XC oraz XM z najbardziej wydajnej serii urządzeń biznesowych mają jednoprzebiegowy skaner oraz wyjątkowo dużą wydajność tonerów,
• Urządzenia wielofunkcyjne i kserokopiarki Konica-Minolta – producent nieustannie rozwija konstrukcję i funkcje odpowiadające za nieprzerwaną pracę kserokopiarek,
• Urządzenia wielofunkcyjne i kserokopiarki Sharp – wyrafinowane pod kątem wzornictwa, przyjazne użytkownikom i innowacyjne pod względem bezpieczeństwa dokumentów.

Zapraszamy do kontaktu. Nasi doradcy handlowi chętnie przeprowadzą Państwa przez proces wyboru odpowiedniego sprzętu.