Jak mądrze wybrać drukarkę dla swojego biura?

Wybór odpowiedniej drukarki do biura to decyzja, która może znacząco wpłynąć na wydajność i koszty codziennej pracy. W świecie, gdzie oferta urządzeń jest niezwykle szeroka, a technologie rozwijają się w zawrotnym tempie, znalezienie idealnego rozwiązania może być wyzwaniem. Czy lepsza będzie drukarka, czy urządzenie wielofunkcyjne? Jakie funkcje są naprawdę potrzebne, a które to jedynie zbędne dodatki? W tym artykule podpowiemy, na co zwrócić uwagę, aby wybrać sprzęt, który nie tylko spełni oczekiwania, ale także będzie inwestycją na lata. Dowiedz się, jak mądrze wybrać drukarkę, która stanie się nieodłącznym elementem Twojego biura.

Jakiej wydajności potrzebuję?

Poszukiwania odpowiedniego modelu urządzenia warto rozpocząć od zadania sobie kilku istotnych pytań. Pierwszym z nich powinno być pytanie o oczekiwaną wydajność. Ilość wydruków w skali miesięcznej pozwoli na wybór urządzenia, które będzie w stanie wytrzymać wymagane obciążenie. Producenci drukarek podają maksymalną obciążalność miesięczną i należy brać ten parametr pod uwagę. Wybór urządzenia o zbyt słabych mechanizmach może spowodować obciążenie wysokimi kosztami eksploatacji i serwisu w krótkim czasie od zakupu. Z kolei wybór zbyt wydajnego urządzenia oznaczać będzie dużo wyższy koszt początkowy. Przed podjęciem wyboru urządzenia dobrze jest prześledzić np. ilość obecnie zużywanego papieru. Na tej podstawie łatwo przeliczysz ile kartek drukujesz w miesiącu. W ten sposób ograniczysz wybór tylko do modeli spełniających Twoje wymagania.

Jakie funkcje urządzenia będą mi potrzebne?

W niektórych biurach potrzebne jest wyłącznie drukowanie. Gdzie indziej – oprócz drukowania potrzebne będzie również ich kopiowanie lub skanowanie. Niektórzy użytkownicy w dalszym ciągu potrzebują opcji faksu. Niektórzy będą potrzebować zaawansowanej obsługi dokumentów, takich jak zszywanie kompletów lub składanie broszur. W tych kwestiach warto zwrócić się o pomoc do doradców firmy Biurimex. Na podstawie swojego doświadczenia zadają Ci szereg pytań pozwalających jak najlepiej dobrać oferowany sprzęt do indywidualnych potrzeb. Inne rozwiązania sprawdzą się w biurze rachunkowym, inne w dziale sprzedaży, jeszcze inne w dziale projektowym. Dobrze dopasowany sprzęt będzie w dłuższym czasie usprawniał Twoją pracę. Dogłębne poznanie środowiska, w jakim będzie pracować urządzenie jest niezwykle istotne.

Jak chcesz zarządzać posiadanym sprzętem?

Współczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne oferują szereg dodatkowych funkcji i wbudowanych usług, które mogą przyczynić się do podniesienia jakości pracy. Jest ich naprawdę mnóstwo, niektóre z nich są standardowo wbudowane w urządzenia, a inne należy aktywować za pomocą wykupienia licencji. Wśród tych rozwiązań wymienić można choćby zarządzanie rolami i uprawnieniami poszczególnych użytkowników. Pozwala ono na ograniczenie zbędnych kosztów i większą kontrolę nad bezpieczeństwem drukowanych lub skanowanych dokumentów. Inne ciekawe funkcje to rozpoznawanie tekstu w skanowanych dokumentach. Dzięki temu łatwo przekonwertujesz papierowy dokument do formy edytowalnej. Jeśli posiadasz wiele drukarek w różnych lokalizacjach, być może zainteresuje Cię druk podążający. Ta funkcja pozwala na odebranie wydruku z dowolnej drukarki w sieci przy jednoczesnym zachowaniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Doradca Biurimexu zada Ci więcej pytań z tego zakresu. Odpowiedzi na nie pozwolą jeszcze lepiej dobrać sprzęt, z którego będziesz zadowolony.

Jakie rozmiary papieru będziesz wykorzystywał?

Powszechnie stosowany papier formatu A4 nie jest jedynym, z którego korzystają użytkownicy kupowanych u nas urządzeń. Niektóre branże drukują na formacie DL (popularny format recept). Inni użytkownicy będą potrzebować wydruków na papierze A3, lub nawet A3 bez marginesu (tzw. A3+). W niektórych biurach potrzebne będzie kilka źródeł papieru A4, w zależności od kierunku jego podawania. Specyficzne mogą być wymagania niektórych branż w stosunku do gramatury i rodzaju zadrukowywanego nośnika. Jeśli potrzebujesz drukować na bardzo grubych lub bardzo cienkich papierach albo nośnikach samoprzylepnych lub foliach przezroczystych – zaznacz to w rozmowie z doradcą. Dzięki temu dopasujemy ofertę do Twoich specyficznych potrzeb, gwarantując spokój na długie lata.

Tańsza oferta? Tylko pozornie!

Kolejnym punktem, na który warto zwrócić uwagę jest realny koszt posiadania drukarki. Wybierając urządzenie w atrakcyjnej cenie zakupu, może nam się wydawać, że to jedyne obciążenie. Nie wszyscy zwracają uwagę na koszty związane z eksploatacją, a w dłuższym okresie to właśnie one będą najbardziej znaczące. Jeśli „masz na oku” dobre urządzenie w przyzwoitej cenie – zwróć się do nas a my policzymy ile wydasz pieniędzy w dłuższym czasie. Bardzo często bowiem jest tak, że decydując się na zakup niewiele droższego urządzenia, już po kilku miesiącach różnica w koszcie zakupu się zwróci. Zazwyczaj urządzenia drukujące im są tańsze – tym droższe w eksploatacji, a różnice w kosztach wydruku mogą być wręcz horrendalne.

Nie ufaj popularnym produktom – zaufaj specjalistom

Wspólnie z doradcą Biurimexu wybierzesz najbardziej dopasowane do Twoich potrzeb urządzenia. Nie polecamy polegać na reklamie internetowej lub mega-ofertom w sieciowych sklepach RTV/AGD. Produkty dostępne w tych kanałach zazwyczaj są przeznaczone na rynek konsumencki, gdzie potrzeby w zakresie wydajności nie są tak wyśrubowane jak w biurach. Dodatkowo, handlowcy są premiowani za sprzedaż produktów, które niekoniecznie są najlepsze, a najlepiej pozyskane przez kupców z sieci. Zastanów się też, czy w razie problemów technicznych otrzymasz szybkie i rzetelne wsparcie lub serwis urządzeń. Doświadczenia nasze i naszych Klientów pokazują, iż objęcie urządzeń opieką przez fachowy serwis jest niezwykle istotne. Decydując się na współpracę z nami, dobierzesz sprzęt idealnie dopasowany do Twoich potrzeb i zyskasz gwarancję nieprzerwanego działania Twojego biura. Zapraszamy do kontaktu.