Niszczarki dokumentów – jak chronić dane zgodnie z RODO?

Zazwyczaj piszemy o tworzeniu dokumentów w biurach. Tym razem jednak chcemy przypomnieć Państwu o tym, jak istotne jest niszczenie danych zawartych na dokumentach. W niniejszym artykule postaramy się udowodnić, jak niszczarki dokumentów, w tym te zgodne z RODO, mogą zapewnić najwyższe bezpieczeństwo danych.

Dlaczego niszczarki dokumentów są niezbędne w biurze?

Codziennie w naszych biurach tworzymy dziesiątki lub setki dokumentów. Zawierają one mnóstwo informacji – dane osobowe lub poufne informacje mogące stanowić tajemnice handlowe, dane klientów, kontrahentów lub pracowników. Tworzymy tez wiele zapisków odręcznych, notujemy nazwiska i numery telefonów, pomysły i wiele innych. Kopiujemy dokumentacje, częstokroć zawierające dane wrażliwe, jak np. informacje o stanie zdrowia lub finansowe. Nieodpowiednie ich usuwanie może doprowadzić do wymiernych strat finansowych. Nie wspominając o wysokich karach, które może nałożyć organ administracyjny w przypadku ich wycieku.

Jakie wymogi RODO dotyczą niszczenia dokumentów papierowych?

Wpływ RODO na zarządzanie dokumentami

Od 2018 roku rozporządzenie RODO reguluje sposoby, w jaki firmy muszą postępować aby zapewnić prawidłowe przetwarzanie, gromadzenie oraz niszczenie danych osobowych. Rozporządzenie dotyczy wszystkich firm i określa m.in. obowiązek niszczenia danych osobowych lub ich kopii w sposób nieodwracalny. Naruszenie tych obowiązków skutkować może nałożeniem kar pieniężnych nawet do 20 mln Euro.

Na co zwrócić uwagę wybierając niszczarkę zgodną z RODO?

Niszczarki dokumentów zgodne z RODO powinny być dopasowane do specyfiki działalności, liczby użytkowników oraz stopnia poufności danych. Najwięksi producenci niszczarek mają w swojej ofercie szeroką gamę urządzeń, które zaspokoją potrzeby nawet najbardziej wymagających środowisk. Wybierając niszczarkę dobrze jest skonsultować się z profesjonalnym doradcą, jakim jest Biurimex. Nasi specjaliści pomogą odpowiednio dopasować urządzenie do specyficznych wymagań każdej branży.

Jaka klasa tajności niszczarek dla dokumentów biurowych

Normy bezpieczeństwa DIN i klasy tajności

Wrzucenie do kosza, nawet podartych kartek zawierających dane osobowe nie jest wystarczającym zabezpieczeniem. Dlatego powstała norma ISO/IEC 21964 (DIN 66399), która reguluje klasy tajności w zależności od wrażliwości dokumentów. Dla dokumentów papierowych istnieje 7 poziomów tajności, od P-1 do P-7:

• P-1 i P-2 to klasy tajności dla standardowych dokumentów i wewnętrznych dokumentów firmowych, jak np. przestarzałe materiały promocyjne, instrukcje, katalogi, puste formularze. W przypadku takich potrzeb można stosować niszczarki tnące na paski.
• P-3 jest klasą tajności dla dokumentów chronionych i poufnych, takich jak dokumenty finansowe, handlowe. W tym przypadku należy już stosować niszczarki tnące na ścinki.
• P-4 jest najbardziej odpowiednią klasą tajności dla dokumentów zawierających dane osobowe, które podlegają większej ochronie. Stosuje się ją m.in. do niszczenia dokumentów takich jak bilanse, listy płac, umowy o pracę. Dokumentacja medyczna i podatkowa osób może być niszczona w niszczarkach pracujących wg tej klasy tajności.
• Klasy tajności P-5 i P-6 są przeznaczone dla dokumentów z tajnymi informacjami z punktu widzenia przedsiębiorstw i instytucji. W niszczarkach w tej klasie niszczymy np. patenty, dokumentacje konstrukcyjne, analizy konkurencji, dokumenty procesowe, dokumentację B+R lub dokumentację urzędową.
• Najwyższa klasa tajności P-7 jest przewidziana dla dokumentów ściśle tajnych, wobec których obowiązują najwyższe środki bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to, iż korzystają z nich instytucje mundurowe, agencje wywiadowcze, służba wojskowa i policja.

Dla każdej z klas tajności określone są jednoznacznie parametry pasków (w P-1 i P-2) lub ścinków (pozostałe klasy tajności). Zapraszamy do kontaktu, pomożemy odpowiednio dobrać urządzenie aby spełniało wymogi normy.

Najlepsze niszczarki dokumentów dla biura – co warto wiedzieć

Funkcje niszczarek, na które warto zwrócić uwagę.

Wybierając niszczarkę dla biura, oprócz ustalenia klasy tajności, warto przemyśleć wiele innych kwestii. W wielu przypadkach ważna będzie prędkość niszczenia, szerokość szczeliny podawczej, pojemność kosza. Zazwyczaj jednym z ważniejszych parametrów jest ilość kartek niszczonych jednorazowo. Dobrze jest również rozważyć, czy potrzebne są dodatkowe funkcje takie jak automatyczne podawanie dokumentów albo niszczenie kart plastikowych lub płyt CD/DVD.

Popularne i dobre modele niszczarek w klasie tajności P-4 – idealne dla każdego biura

Przedstawiamy nasz subiektywny TOP 5 niszczarek biurowych w najpopularniejszej klasie tajności P-4. Sprawdzą się one idealnie do większości dokumentów biurowych, jednocześnie zapewniając zgodność z RODO.

1. Małe niszczarki przybiurkowe:

• Wallner XD 1012CD – ścinki 4 x 35mm, jednorazowo niszczy 10 arkuszy, wyposażona w kosz o pojemności 21 litrów
• HSM Shredstar X8 – ścinki 4.5 x 30mm, jednorazowo niszczy 8 arkuszy, wyposażona w kosz o pojemności 18 litrów

2. Niszczarki biurowe średnie:
   • HSM Securio C18 – ścinki 3.9 x 30mm, jednorazowo niszczy 9 arkuszy, wyposażona w kosz 25 litrów, niemiecka produkcja i mocny silnik
   • Kobra C4 Hybrid – ścinki 3.5 x 40mm, jednorazowo niszczy 15 arkuszy, wyposażona w kosz 40 litrów, tryby oszczędzania i odzyskiwania energii
3. Niszczarki biurowe dla większych grup roboczych i przeznaczone do pracy ciągłej:
   • HSM Securio B32 – ścinki 4.5 x 30mm, jednorazowo niszczy 16 arkuszy, wyposażona w kosz 82 litry, silnik 610W
   • Kobra 300.1 C4 ES – ścinki 3.9 x 40mm, jednorazowo niszczy 20 arkuszy, wyposażona w kosz 110 lub 80 litrów, cichy napęd.

Jak chronić dane na dokumentach drukowanych?

Samo posiadanie dobrej niszczarki dokumentów nie zapewni zgodności z obowiązującym rozporządzeniem RODO. Należy wdrożyć mądrą politykę postępowania z dokumentami zawierającymi dane osobowe na każdym etapie – od ich powstania aż po zniszczenie. Wśród dobrych praktyk i metod postępowania z danymi osobowymi można wyszczególnić np.:

• Ograniczenie dostępu do drukarek
• Wprowadzenie konieczności logowania na drukarce w celu odebrania wydruków
• Wdrożenie nawyków regularnego niszczenia wydruków
• Stosowanie podkładów na biurko ograniczających wgląd w bieżące zapiski
• Regularne spotkania edukacyjne pracowników

O bezpieczeństwie w biurze przeczytacie również w naszych wcześniejszych artykułach:
Bezpieczeństwo drukowania i skanowania.
Produktywność i bezpieczeństwo dzięki usługom zarządzania drukiem.

Podsumowanie – dlaczego warto zainwestować w biurową niszczarkę dokumentów?

Choć pozornie jest to tylko kolejny element wyposażenia biura, to niszczarka dokumentów i jej właściwe wykorzystanie przynoszą szereg korzyści. Ochrona danych, zabezpieczenie tajemnic przedsiębiorstwa i zapewnienie zgodności z przepisami to bardzo ważne aspekty. Zakup odpowiedniej niszczarki w firmie Biurimex z pewnością zdejmie Wam z głowy wiele zmartwień i zabezpieczy interes Waszej firmy.