Usługi Zarządzania Drukiem korzyścią dla każdego

Korzystanie z drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych w biurze wiąże się z wieloma aspektami, które bez odpowiedniego zarządzania mogą spowodować wygenerowanie znacznych kosztów. Objęcie infrastruktury usługami zarządzania drukiem znacząco poprawia wydajność, bezpieczeństwo a przede wszystkim jej produktywność.

Czym są usługi zarządzania drukiem?

Są to wszelkie świadczenia związane z drukiem, które pomagają w optymalizacji procesu drukowania. Ułatwiają one zarządzanie flotą drukarek i uwalniają czas pracowników firmy, do tej pory zajmujących się codzienną kontrolą stanu urządzeń, zamawianiem materiałów eksploatacyjnych i rozwiązywania problemów sprzętowych. Obsługa jest w tym modelu kompleksowa – użytkownicy mogą liczyć na fachowe wsparcie i szybką pomoc oraz wszelkie dane analityczne ze strony serwisu.

Jak to działa?

Urządzenia wielofunkcyjne i drukarki są połączone z internetem i są zdalnie monitorowane przez bezpieczne oprogramowanie. Do centrów danych przesyłane są z urządzeń informacje o ich stanie, poziomie tonerów oraz dane o aktywności. Na ich podstawie system tworzy bazę danych zdarzeń, usterek technicznych i zapotrzebowania drukarki. System generuje automatyczne informacje przekazując je do serwisu oraz powiadamia lokalnego administratora. Dzięki temu serwis może zadziałać odpowiednio szybko – bez konieczności dodatkowego zgłoszenia. W ten sposób można zapewnić nieprzerwaną pracę urządzeń i ciągłość pracy. W modelu usługowym często stosuje się zdalne wsparcie telefoniczne, które dzięki obecnym technologiom, zapewnia rozwiązanie większości prostych problemów lub usterek.

Korzyści od pierwszego kontaktu

Gdy zgłosisz naszemu doradcy zainteresowanie usługą, ten wspólnie z tobą wypełni pogłębioną ankietę Twoich potrzeb i oczekiwań. Wyniki ankiety określą obszary, na które będzie trzeba zwrócić szczególną uwagę podczas audytu środowiska druku. Audyt jest kolejnym krokiem, a w jego trakcie analizujemy m.in. takie aspekty jak wykorzystanie koloru w druku, konieczność zastosowania nietypowych formatów papieru, nawyki i specyficzne potrzeby użytkowników w poszczególnych działach oraz kwestie związane z potencjalnym ryzykiem wycieku danych. Na podstawie audytu otrzymujemy szczegółowy raport, który sam w sobie jest już doskonałym narzędziem pozwalającym podjąć niektóre decyzje. Co najważniejsze – decydując się na wykonanie audytu w firmie Biurimex – raport ten otrzymasz bezpłatnie.

Przejrzystość i kontrola

Usługi zarządzania drukiem wymagają stałego monitoringu floty drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Zgromadzone dane pozwalają na analizę sposobów użytkowania urządzeń przez poszczególnych pracowników lub działy. Dzięki tym danym serwis może przewidzieć wystąpienie problemów z działaniem urządzeń na długo przed ich pojawieniem się. Działania prewencyjne serwisu z kolei zapewniają bezproblemowe korzystanie z wszystkich funkcji urządzeń. W ramach usług otrzymasz cykliczne raporty, które pomagają zoptymalizować wydatki związane z drukowaniem i infrastrukturą biurową.

Mniejszy wpływ na środowisko i większe bezpieczeństwo danych

Dzięki usługom zarządzania drukiem możesz monitorować i zarządzać ilością zużywanego papieru i energii. W ramach tej usługi nie musisz martwić się o recykling zużytych części, gdyż są one zbierane i poddawane recyklingowi przez obsługujący cię serwis. Stosowane przez serwis materiały i części są wyłącznie oryginalne, gdyż tylko to gwarantuje zmniejszenie ilości przestojów. Serwisowi zależy, by usterki pojawiały się rzadko, użytkownicy zyskują pewność działania. Dzięki raportom łatwo zidentyfikujesz obszary, w których możesz zoptymalizować procesy drukowania i wdrożyć lepsze praktyki poszczególnych użytkowników. 

Ważną częścią usług zarządzania drukiem jest monitorowanie bezpieczeństwa. Dane zbierane przez system pomogą chronić Twoją firmę przed cyberatakami lub naruszeniem prywatności. Na ich podstawie możesz opracować plan bezpieczeństwa, zawierający np. wymogi dotyczące drukowania chronionego hasłem, kodem PIN lub logowaniem za pomocą kart zbliżeniowych. Potencjalnie ryzykowne funkcjonalności drukarek możesz ograniczyć lub nimi aktywnie zarządzać, w zależności od wdrożonej polityki. Przeczytaj materiał naszego partnera – Konica-Minolta, o zagadnieniach związanych z bezpieczną autoryzacją na urządzeniach.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Usługi te dzięki jasnemu i przejrzystemu modelowi rozliczania, pomogą przekształcić model finansowania druku z CapEx (wydatków inwestycyjnych) w kierunku OpEx (wydatków operacyjnych). Docelowo jest to rozwiązanie tańsze, gdyż uwalnia środki inwestycyjne oraz czas pracy administratora. Nie sposób nie wspomnieć o korzyściach płynących z regularnej modernizacji technologii. Usługi zarządzania drukiem zazwyczaj obejmują finansowanie urządzeń. Oznacza to możliwość łatwej modernizacji parku maszynowego w sytuacji zużycia całkowitego drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych. Łatwa wymiana urządzeń jest również korzystna z punktu widzenia dostosowania do ciągle zmieniających się standardów bezpieczeństwa.

Indywidualne podejście kluczem do sukcesu

Nie ma dwóch takich samych biur, każdy użytkownik ma inne potrzeby. Mając tego świadomość, a jednocześnie długoletnie doświadczenie w branży, jesteśmy w stanie rzucić światło na wiele obszarów, na które być może sam nie zwróciłbyś uwagi. Jednocześnie – usługi zarządzania drukiem są dostępne nie tylko dla dużych firm. Jeśli posiadasz małe biuro i korzystasz z niewielkiej ilości drukarek – również Ty możesz odnieść korzyści z kontraktu. Zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami, którzy wspólnie z Tobą zapoznają się z Twoimi wymaganiami i dopasują ofertę idealnie do Twojego budżetu i potrzeb.